De Huddleroom – videoconferencing voor kleinere groepen

Opzetten en installeren van een kleine huddleroom

Videoconferencing is belangrijker dan ooit tevoren. Wij krijgen steeds vaker de vraag : Hoe zetten wij een klein- tot middelgroot Huddleroom systeem op die zowel betaalbaar is alsook eenvoudig in gebruik en makkelijk zelf te installeren. Wij deden dat recent voor een startup die in hun kantoor een systeem wilde opzetten voor gebruik met 4 personen. (In dit geval kan het technisch tot zo’n 6 personen).

Wat is hier voor nodig?
Laten we beginnen even de benodigde hardware te omschrijven :

• Een geschikte display of monitor.
• Een wandbevestiging of vloerstandaard voor de display of monitor
• Een videoconferencing set
• Een mini-pc en een draadloos toetsenbord (mag natuurlijk ook een notebook of i.d. zijn)
• Bekabeling (vaak wordt die grotendeels bij het systeem meegeleverd)

C20-Ego

In zo’n situatie kunnen we uitgaan van een monitor tot maximaal 55” en een daarbij behorende vloerstandaard.

Display
We hebben in dit systeem een relatief kleine (touch) monitor gebruikt aangezien men hierdoor ook op afstand interactief borden kan delen voor o.a. brainstorm sessies – maar idealiter is een display tussen de 43” en 55” het meest geschikt. Bij voorkeur een display met minimaal 2x HDMI ingangen zodat er altijd wat ruimte is voor uitbreiding. Paar voorbeelden van passende displays zijn de LG43UT640S, of de  ViewSonic CDE4320. Deze hebben een prima formaat voor dit doel en hebben daarnaast ook alle benodigde aansluitingen. Beide merken leveren overigens in dezelfde serie ook grotere monitoren.

Vloerstandaard voor de display
Wij kiezen voor een vloerstandaard omdat deze de nodige flexibiliteit biedt om e.e.a. makkelijk te verplaatsen. Hiervoor gebruiken wij een licht, betaalbaar onderstel van Smartmetals(062.0550) die genoeg mogelijkheden biedt voor de plaatsing van de videoconferencing apparatuur. Een fraai onderstel hiervoor is het Smartmetals design statief – strak ontwerp met precies genoeg mogelijkheden voor een dergelijk systeem. Daarnaast is deze uitermate eenvoudig zelf in elkaar te zetten.

Smartmetals Design Standaard

Het hele onderstel bestaat maar uit enkele onderdelen en er zijn geen speciale gereedschappen voor nodig om alles te monteren. Een inbussleutel een schroevendraaier voldoen. Het mooie van dit standaard is dat je naast de monitor ook een handige bracket meegeleverd krijgt waar je het videoconferencing systeem en de mini pc in kan monteren.

Videoconferencing set
Als videoconferencing systeem past de Konftel C20Ego “all-in-one set” prima ! Het is een compleet systeem waarbij de camera, een compacte bekabelingshub, en een speakerphone worden meegeleverd. Ook is alle bekabeling (m.u.v. een HDMI kabel) inbegrepen.

De speakerphone hebben wij bekabeld geïnstalleerd maar deze functioneert in principe ook via Bluetooth. Het omni-directionele systeem is zeer geschikt voor maximaal 6 deelnemers maar kan eventueel ook makkelijk worden meegenomen en worden ingezet voor individueel gebruik. Fraaie LED display laat de gebruik ook precies zien welke toepassing in gebruik is, volumeregeling e.d.

C20ego speakerphone

Bij gebruik tesamen met de mini-pc en een draadloos toetenbord me trackpad heb je dus een strak systeem waarbij de vergadertafel dus ook mooi vrij blijft van hardware en kabels.  Dit systeem is uitermate geschikt voor situaties waarbij de deelnemers dicht bij de tafel zitten Dankzij het 123 ° gezichtsveld betekent kunnen alle deelnemers op geschikte afstand van elkaar zitten en toch in het videobeeld passen. De afstandsbediening biedt de mogelijkheden om diverse (camera) voorkeursposities in te stellen waardoor er snel van camerapositie en zoomstanden kan worden gewisseld. Zo kunnen diverse deelnemers makkelijk individueel in beeld worden gebracht of bijvoorbeeld een extra camerapositie voor een schrijfbord, projectie of extra monitor.

Mini PC
Voor de mini PC zin er tal van mogelijkheden, allemaal een beetje afhankelijk van alle “extra taken” die de PC zou moeten uitvoeren – maar ga uit van een systeem dat op een Vesa100x100 gemonteerd kan worden en voorzien is van minimaal 1 x USB 3.0  (Voor videoconferencing) en nog  tot 3 extra USB poorten voor o.a. een draadloos toetsenbord met trackpad/muis en wellicht nog wat extra USB apparatuur. Een HDMI ingang is vereist en Windows 10 software.

Bekabeling
De Konftel C20ego is vrij compleet qua bekabeling dus eigenlijk is HDMI de enige kabel die nog ontbreekt. In onze configuratie voldoet een korte HDMI kabel (< 1m).

Software
De meest gebruikte pakketten zijn Microsoft Teams en Zoom. Deze zijn eenvoudig te downloaden via
Zoom
Teams
Windows 10 of Mac (laatste OS versie) bij voorkeur
Display link Driver downloaden voor Konftel.

De compacte huddleroom
Zo kunnen je dus in relatief korte tijd en met beperkte investering een compacte, strakke huddleroom creëren.

compacte huddleroom